Подробная инструкция по использованию Microsoft Office: Word, Exсel, PowerPoint

Microsoft Office можно без преувеличения назвать самым востребованным комплектом офисных приложений. Он объединяет инструменты для создания и редактирования текстовых документов, электронных таблиц, презентаций и прочих типов файлов. В этой статье мы изучим ключевые возможности приложений Word, Excel и PowerPoint и, кроме того, поделимся практическими рекомендациями по их эффективному применению.

Microsoft Office — комплекс решений для обработки документов

В конце 80-х годов прошлого века состоялся релиз Microsoft Office, со временем превратившегося в эталон офисных программ. Комплект включает множество приложений, и у каждого их них свои функции. Среди самых популярных инструментов:

• Microsoft Word — текстовый редактор. Благодаря ему можно разрабатывать, изменять и оформлять текстовый файл, вставлять рисунки, строить таблицы, проверять грамотность.
• Microsoft Excel — решение для создания и обработки электронных таблиц. С его помощью можно проводить вычисления, строить диаграммы и схемы. Excel оснащен удобными опциями для обработки чисел и их наглядного представления.
• Microsoft PowerPoint — приложение для разработки презентаций, при помощи которого пользователи проектируют слайды, вставляют текстовые блоки, графику, видео и анимационные элементы, делая презентации эффектнее и содержательнее.

Все три программы тесно связаны между собой — это дает возможность пользователям без труда синхронизировать данные и применять одни и те же материалы в нескольких вариантах.

Microsoft Office Word

Как открыть программу и создать новый документ

Найдите в меню “Пуск” иконку приложения и кликните по ней. На экране приветствия предлагается шаблон на выбор или создание документа с нуля. Выберите понравившийся шаблон или кликните “Новый документ”.

Как форматировать текст

Форматирование включает в себя изменение параметров шрифта, таких как цвет, размер, а также применение стилей: курсив, жирное начертание или подчёркивание. Нажмите на раздел “Главная” — эти функции находятся в нём. Чтобы форматировать абзац, выберите соответствующий подраздел: там есть возможность выравнивания по правому или левому краю, по центру, конфигурации отступов и интервалов.

Как вставить изображение, таблицу, гиперссылку

Откройте раздел “Вставка”, далее — “Таблица”. Введите необходимое число столбцов и строк. Чтобы вставить картинку, нажмите “Рисунок”, затем обозначьте, откуда брать элемент. Если нужно сделать гиперссылку, кликните соответствующий подраздел. 

Как сохранить и распечатать файл

Чтобы сохранить изменения, нажмите “Файл”, далее — “Сохранить как”. Определите формат документа и место на компьютере для его сохранения, например, рабочий стол. Чтобы запустить печать, кликните “Файл”, затем — “Печать”. Здесь можно изменить настройки печати и указать принтер.

Microsoft Office Excel

Как создать новую таблицу или книгу

Найдите в меню “Пуск” иконку приложения и кликните по ней. На стартовом экране нажмите “Новая книга”. Начните заносить информацию в ячейки, чтобы появилась таблица. 

Как ввести и форматировать данные

Чтобы ввести данные, необходимо нажать на ячейку и начать вносить данные. Для наглядного разделения введённых записей вы можете применять разные цвета ячеек и изменять оформление контуров таблицы — эти функции находятся в разделе “Главная”.

Как сортировать и фильтровать данные 

Для упрощения выбора нужных данных при анализе в программе существует возможность фильтрации и сортировки. Сортировка позволяет организовать данные в соответствии с заданными параметрами (алфавитный порядок, возрастание/убывание). Фильтрация помогает скрыть лишнюю информацию, оставив только то, что удовлетворяет заданному запросу. Чтобы открыть эти функции, кликните "Данные".

Математические и логические функции для обработки данных

У MS Excel широкий набор формул для выполнения математических операций, статистических расчетов и многого другого. Чтобы применить формулу, введите сначала знак "=", а затем укажите необходимую функцию (например, "=МАКС(C1:C10)").

Как создать диаграмму или график

Выделите нужные данные с помощью мыши, чтобы их можно было визуализировать. Кликните “Вставка”. Определите нужный тип диаграммы (в виде столбцов, линейная, круговая и др.) и задайте её конфигурацию.

Microsoft Office PowerPoint

Как создать новую презентацию

Найдите в меню “Пуск” иконку приложения и кликните по ней. На стартовом экране нажмите на понравившийся шаблон или кликните “Новая презентация”.

Как добавить слайды и вставить текст и медиафайлы

Откройте раздел “Главная” и кликните “Создать слайд”. Чтобы написать текст, выберите нужное место на слайде и добавьте текстовое поле, затем введите символы. Чтобы добавить рисунок и видео, кликните “Вставка” и нажмите “Рисунок” или “Видео”, затем обозначьте, откуда брать элемент. 

Как изменить дизайн слайдов

Выберите раздел “Оформление” — в нём представлены макеты, при помощи которых можно придать презентации эффектности и эстетичности.

Как создать анимацию и установить тайминг

Чтобы применить к слайдам эффекты, откройте раздел “Анимация” и укажите необходимые анимационные элементы. Во вкладке “Переходы” можно отрегулировать тайминг переходов при смене слайдов.

Как запустить презентацию

Для того чтобы начать демонстрацию презентации, нажмите кнопку F5 или откройте раздел “Слайд-шоу” — там можно определить, запустить ли её с начала или с определённого слайда. Чтобы листать слайды, используйте стрелки на клавиатуре.

Как повысить эффективность с Microsoft Office 

Пользуйтесь шаблонами

Каждая программа Microsoft предоставляет множество вариантов шаблонов — используйте их для повышения производительности. Создание презентаций, писем резюме и т.д. будет гораздо проще и быстрее с шаблонами.

Сохраняйте файлы в облаке

Загружая файлы в облачную платформу OneDrive, вы сможете работать с ними с любого устройства. Сохраняя файл, укажите “OneDrive” и далее следуйте указаниям.

Используйте горячие клавиши

Многие операции внутри программ могут быть заменены сочетанием клавиш:

• Ctrl + C - копировать
• Ctrl + V - вставить
• Ctrl + X - вырезать
• Ctrl + Z - отменить последнее действие
• Ctrl + S - сохранить документ

Запомнить их нетрудно, но они сэкономят вам много времени.

Узнавайте новое

В экосистеме Microsoft Office постоянно появляются новые фишки, чтобы сделать работу пользователей ещё эффективнее. Смотрите видеоуроки, читайте статьи — и расширяйте свои знания.

Работайте вместе

В Office есть возможность совместной работы над документами — обменивайтесь файлами и редактируйте вместе с коллегами.

Обновляйте софт 

Компания регулярно выпускает обновления — не упускайте шанса опробовать новые возможности для вашего удобства и безопасности.

Выводы

Продвинутые инструменты Microsoft Office для обработки текстов, работы с таблицами и создания презентаций заметно увеличивают производительность работы пользователей. Применяя рекомендации и подсказки, описанные в этой публикации, вы научитесь продуктивно внедрять приложения Office для разработки и корректировки файлов. Обратите внимание на готовые шаблоны, облачные технологии и комбинации клавиш — они помогут сделать ваш рабочий процесс удобнее и оперативнее.